Binnenkort verschijnt Office for Mac 2016. Nu al kun je proeven van de nieuwe productiviteitskit van Microsoft door de publieke beta te downloaden. In aanloop naar de release deelt Microsoft-watcher Menno op OMT zijn ervaringen met de nieuwe software in drie delen.

In deel 2 komt Microsoft Word 2016 aan bod. Als tekstverwerker is Word misschien wel het belangrijkste onderdeel van het Office-pakket. Deel 1 met de algemene eerste indruk van het pakket staat uiteraard ook nog online.

Word voor Mac 2016 – de interface Microsoft heeft de ingebouwde sjablonen aangepakt en een bescheiden opfrisbeurt gegeven. Zo verfrissend als de nieuwe sjablonen van Powerpoint zijn die van Word niet, maar ze zijn lang niet onaardig. Het niveau van Pages wordt echter niet gehaald. Microsoft laat eens te meer zien dat het een bedrijf is dat uitstekende software kan bouwen, maar waaraan slechts bij vlagen van een gevoel voor smaak en esthetiek kan worden toegeschreven. Gelukkig heeft het lettertype Cambria het veld geruimd als standaardlettertype voor tekstkoppen en dat verdient een groot applaus. Wetende dat het gros van de gebruikers Word’s ingebouwde (en vrij matig ontworpen) stijlen gebruikt, is het prettig om te weten dat de koppen van miljoenen scripties, beleidsdocumenten en memo’s niet langer in het oubollige Cambria worden geschreven maar in Calibri Light. Da’s nog steeds geen Helvetica of San Francisco, maar op zich al een hele verbetering.

De werkset is verdwenen, hoera! De werkset was een getabt minivenster met een aantal totaal onsamenhangende functies die Microsoft niet onder een tab in het lint kwijtkon (zoals de veelal ongebruikte ‘knipselmap’) of waarmee het ‘handige’ functionaliteit uit het lint wilde dupliceren. Weg ermee, opgeruimd staat netjes.

Wanneer je het lint van Word minder ruimte geeft dan het programma idealiter zou willen, word je daarvoor gestraft. Open de tekstverwerker op 50% van de breedte van je scherm en het Stijlen menu – dat je uit een selectie aan stijlen zoals Titel, Koptekst, Normale tekst, benadrukking, enz. laat kiezen – wordt geminimaliseerd weergegeven met vijf stijlen om uit te kiezen in een pop-out-menu. Ervaren gebruikers weten dat dit er meer moeten zijn en jawel hoor: hover met je muis over het menu en er blijkt een tweede uitklapmenu in het uitklapmenu verborgen te zitten: fail!

Een uitklapscherm in een uitklapscherm: fail Figuren, Vormen, Grafieken, Tabellen en SmartArt krijgen alleen nog een plek in het lint wanneer ze geselecteerd zijn; invoegen van dergelijke nieuwe document-elementen gaat via het ‘Invoegen-tabblad’ en zo hoort het ook. Hiermee sluit Word for Mac 2016 aan bij Word for Windows en dat is in dit geval een goede zaak.

De status van ‘Track changes’ (aan/uit) wordt aangeduid door middel van een lelijke skeuomorphistische schakelaar, welke we ook in Outlook terugzien bij het schakelen van en naar online en offline mailgebruik.

Dit is erg fijn: de multi-touch gestures op het trackpad van je Mac(Book) worden door de helft – Excel & Powerpoint  – van de programma’s in Office herkend, al gaat dit nog allesbehalve soepel en met een flinke vertraging. In Word en Outlook werkt het nog niet. Hier is nog werk aan de winkel, maar de ontwikkelingen op dit vlak stemmen hoopvol.

Functionaliteit vergeleken met Word 2011 for Mac Verwijzingsfunctionaliteit toegevoegd: mogelijkheid tot invoegen van tabel/figuurcaptions (‘aanhef’), dynamische kruisverwijzingen en referentiebeheer door Word. Dit zat deels al in Word for Mac 2011 maar is aanzienlijk verbeterd. Mogelijkheid tot aanmaken ‘boekenleggers’. Mailinglists: Ook vanuit Word 2016 for Mac is het nu mogelijk om een grote groep mensen een document met invulvelden te versturen. Wijzigingenbeheer (‘change tracking’) is iets verbeterd: de ‘schone’ (simple) versie van ‘wijzigingen bijhouden’ is toegevoegd en dat staat een stuk opgeruimder tijdens het redigeren. Een knop onder handbereik om de opmaak van de geselecteerde tekst te wissen. Word bevat ook na tientallen jaren nog een aantal hardnekkige bugs, met name in het gebruik van bullets en nummering in complexe documenten die door meeredere mensen worden bewerkt. Het is dan ook heerlijk om af en toe met een schone lei te beginnen en het programma je wil op te leggen. Deze functionaliteit zat al in Word 2011 for Mac, alleen niet met een handige knop maar diep weggestopt in een menu. Nu kan iedereen erbij. De afbeeldingsverbeteringsopties hebben geen preview voor contrast, helderheid en kleurbalans en -saturatie. Dat is echt niet meer van deze tijd: nu is het een kwestie van proberen-klikken-proberen, enz. Hopelijk wordt dit nog gefixt. Functionaliteit vergeleken met Word 2013 for Windows Invoegen van ruimte voor/na alinea nog steeds niet mogelijk. Waar we het hier over hebben is extra ruimte die geen witregel is (dus geen harde return kent) maar een document er op subtiele wijze professioneler uit laat zien. Een kleine moeite voor Microsoft om het in te voegen, maar helaas. Het bizarre fenomeen doet zich nu voor dat als je een document van een Windows-gebruiker met dergelijke ‘blanco’ ruimtes voor/na alinea’s ontvangt, deze normaal worden weergegeven op je Mac, maar verwijder je ze, dan kan alleen Cmd+Z (ongedaan maken) je redden. Copypasten lijkt me een no-go. Er is visueel onderscheid gemaakt tussen het icoon voor kantlijnopmerkingen (gele blanco notitieblaadjes) en het icoon wijzigingen (witte blanco formuliertjes). In de Windows-versie lijken de icoonreeksen te sterk op elkaar en ben je als gebruiker voorturend aan het zoeken naar het juiste icoontje. Op dit vlak is de Mac-versie dus evolutionair en een verbetering ten opzichte van Office 2013 for Windows. De manier om aan wijzigingsbeheer (‘change tracking’) te doen is nog niet geheel volwaardig. Zo is het vergrendelen van de functie ‘wijzigingen bijhouden’ niet mogelijk. Eigenschappen van voet/eindnoten zijn niet aan te passen. Hopelijk trekt Microsoft hier nog bij; je moet het doen met de ingebouwde voet- en eindnoten die Microsoft je geeft, maar hebt niks te zeggen over het teken (letters, cijfers, leestekens, etc.) die daarvoor gebruikt worden en dit is een beetje achterlijk. Hier worden professionele gebruikers niet vrolijk van. De verschillende Thema’s waar de onderliggende stijlen deel uitmaken, zijn niet in het Home-tabblad van het lint te vinden, maar twee tabs verderop: in het Design-tabblad. Op zich iets voor te zeggen, maar de minder ervaren gebruiker krabt zich in het Home tabblad op zijn achterhoofd met de vraag: deze stijlen zijn verschrikkelijk! Is dit alles wat er beschikbaar is? Het antwoord is nee, maar daar moet je dus even naar op zoek. En oja: het opslaan van een nieuw eigen thema is vrij gemakkelijk, maar het opslaan van een Stijl (‘ik wil dat vanaf nu alle kopteksten niveau 1 er uitzien als [de geselecteerde tekst]’)  is dat niet en dat is jammer. Stijlen kunnen bewerkt en opgeslagen worden, maar zeker niet met één muisklik en dat is een gemiste kans voor functionaliteit die door ervaren gebruikers zo veel wordt benut. De huidige wijze van opslaan is omslachtig en intimiderend waardoor beginnende gebruikers er waarschijnlijk liever maar vanaf zien en de opmaak handmatig blijven aanpassen ipv geautomatiseerd. Ook zullen ze de voorkeur geven aan de ingebouwde stijlen en kleurcombinaties en die zijn, op z’n zachtstgezegd, niet erg fraai. Volgende week bekijkt Menno in deel 3 de overige Office applicaties.